Dataskyddsbeskrivning

Registerhållare:

Handel och Service studerandeförening – HanSe SF rf (fo-nummer:2741327-8)

Kontaktperson för registerärenden:

Daniella Lassas

contact@hansesf.net / ordforande@hansesf.net


Syftet för hantering av personuppgifter:

Medlemsregister som syftas i föreningslagens (503/1989) 11 §. Medlemsregistret fungerar samtidigt som CRM-system för föreningens webbutik. Studerarna ombeds godkänna hanteringen av sina överlämnade uppgifter i samband med att medlemskapet knyts.

Användningsändamålet är utveckling av medlemskapet och kundrelationen.

Uppgifterna kan användas för annonser och/eller direktmarknadsföring, ifall inte studeranden har avsagt sig detta.


Baserat på uppgifterna och CRM-data, samt även beställningshistorik, kan det genomföras riktad marknadsföring och mer personanpassade tjänster. Uppgifterna kan användas för statistik.

Registrets informationsinnehåll:

Studerandens namn

Födelsedatum

E-postadress

Telefonnummer

Högskola

Utbildningsprogram

Betald medlemsperiod

Startdatum för medlemskapet

Avslutsdatum för medlemskapet

Betalningsdatum

Betalningssätt

Språk

Allergier

Diet

Utlämnad dekal

Marknadsföringstillstånd

Beställnings- och köphistorik i webbutiken

Markeringar skapade i systemet


Uppgifternas lagringstid:

Uppgifterna sparas 13 månader efter den senaste medlemsperiodens avslutande.

Lagenliga uppgiftskällor:

Studerande ger sina uppgifter själv via ett nätformulär. Kunduppgifterna kommer från en webbutik, som drivs av Treanglo Oy.

Lagenlig överlämning av uppgifter:

Webbutiken får information om den studerandes giltiga medlemskap, så att den studerande

kan köpa produkter och tjänster till medlemspris. Webbutiken har även tillgång till de uppgifter som studenten själv har överlämnat.

Om studeranden anmäler sig till ett evenemang där en eller flera studerandeföreningar samarbetar kan ändamålsenliga uppgifter överlämnas till sagda föreningar.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES:

Uppgifterna överlämnas eller förflyttas ej till ekonomiområden utanför EU eller Europa.

Principer för registerskydd:

Registret är elektroniskt.


Endast stadgeenliga namntecknare och förtroendepersoner som verksammar enligt uppdrag inom föreningen, har rätt att använda medlemsregistret.

Registret har olika användarnivåer, som ger användaren underhålls- och läsrättigheter, endast till den information som behövs för uppgiften.Dessutom används andra nödvändiga organisatoriska metoder för uppgiftsskydd.


Granskning och justering av uppgifter:

Studerande identifieras elektroniskt då de ansluter sig till föreningen. Med ett personligt användarnamn och lösenord kan studerande logga in för att kontrollera och vid behov korrigera sina uppgifter. Vid en separat intygad förfrågan har studeranden möjlighet att få en personlig länk till all information som sparats om henne i medlemsregistret.


Övriga rättigheter som berör hantering av personuppgifter:

Studeranden har möjlighet att frånsäga sig direktmarknadsföring.

Studeranden har rätt att få transparent information om hanteringen av personuppgifter, bli borttagen, överföra uppgifterna från systemet till ett annat system, begränsa hanteringen av uppgifterna, förbjuda hanteringen av uppgifterna, samt göra en reklamation till granskande myndigheter.

Studeranden kan när som helst ändra sitt givna medgivande för hanteringen av uppgifter.

Eftersom registerhållaren har en lagstadgad skyldighet att underhålla medlemsregistret har registerhållaren därför inte rätt att hantera uppgifterna efter att medlemskapet upphör.

Kontaktuppgifter för granskande myndighet:

Kontor för Informationsskyddsfullmäktige

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6. vån. 00520 Helsingfors

Postadress: PL 800, 00521 Helsingfors

Växel: 029 56 66700

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Kontakta oss